La gestion des notes de frais

Gagnez du temps
et faites des économies

La gestion d’une note de frais est souvent un processus long, fastidieux et coûteux. Entre la saisie des justificatifs, les vérifications, les validations, le remboursement et l’archivage, chaque étape mobilise du temps précieux pour l’ensemble des équipes.

Avec Infomeo, vous réduisez ce poids administratif et le temps consacré à ces tâches. Chaque dépense est saisie plus rapidement, centralisée dans une interface unique, et suit un circuit de validation fluide pour un remboursement accéléré. Libérez vos équipes des tâches chronophages et améliorez l’efficacité globale de votre gestion interne.

Les étapes de la gestion des Notes de Frais avec Infomeo

Dites stop aux tâches chronophages
Gagnez du temps sur le traitement de la saisie au remboursement :

Télécharger le justificatif

Les collaborateurs photographient ou scan leur ticket de caisse en quelques secondes, depuis leur espace personnel sur mobile ou ordinateur.

Les informations se complètent

Les informations (montant, TVA, etc.) sont extraites automatiquement ou complétées manuellement. Une fois vérifiées, le collaborateur envoie sa note pour traitement.

Soumission au validateur

Les demandes sont automatiquement transmises au bon valideur avec possibilité d’approuver, refuser ou demander un complément.

Demande de remboursement

Une fois la note de frais validée par le manager, la comptabilité est alertée en temps réel pour un traitement fluide et un remboursement accéléré.

Des circuits de validation
personnalisables

Adaptez vos workflows de validation à la réalité de votre entreprise : définissez les rôles, les niveaux d’approbation et les règles de délégation.
Chaque note de frais suit automatiquement le bon circuit, qu’il s’agisse du manager direct, du responsable de service ou du service financier.

Vous pouvez configurer des règles de délégation en cas d’absence, fixer des seuils d’approbation par montant, ou encore créer des parcours spécifiques selon le type de dépense.

Une politique de dépenses
claire et encadrée

Définissez et appliquez automatiquement votre politique de dépenses : montants maximum par type de dépense, plafonds mensuels par collaborateur, conditions spécifiques.
Contrôlez les dépenses et évitez les dépenses non autorisée à la politique de votre entreprise.

Automatisez
la saisie des données

Fini la saisie manuelle fastidieuse : grâce à la reconnaissance automatique des caractères (OCR), les informations clés du justificatif (date, montant, TVA, fournisseur…) sont extraites automatiquement. Vous gagnez du temps, vous limitez les erreurs, et vos collaborateurs finalisent leur note en quelques secondes.

Une appli mobile
pour simplifier la saisie des frais

Avec notre application mobile, vos collaborateurs prennent en photo leur justificatif et soumettent leur note en quelques clics, où qu’ils se trouvent. En déplacement, en télétravail ou au bureau, la saisie reste simple et rapide.

Des outils pensés pour chaque usage
À chaque profil son utilisation

Pour les collaborateurs

Prenez simplement une photo de votre justificatif, complétez les informations en un clin d’œil, et envoyez votre note de frais depuis votre mobile. Plus de perte de temps.

Pour les managers

Validez ou refusez les notes reçues en quelques clics. Ajoutez un commentaire si besoin, suivez les montants engagés par projet, et gardez une vision claire des dépenses de votre équipe.

Pour le service finance / compta

Bénéficiez d’un flux clair, sans ressaisie : les dépenses validées sont automatiquement intégrées au processus de paie ou de remboursement. Visualisez les coûts par période, collaborateur ou catégorie.

Tous nos outils sont connectés :

Accédez à un écosystème complet pour travailler dans les meilleurs conditions.

Maitrisez toutes les facettes de votre activité depuis une interface unique :

Ressources Humaines

Facturation

Pilotage

Signature électronique

Système de prise de rendez-vous

Des Forfaits adaptés
pour toutes les entreprises

Découvrez-les Demander une Démo

Vous avez besoin
d’accompagnement ?

Notre équipe est présente
à chaque étape !

Étude de vos besoins

On échange avec vos équipes pour comprendre vos défis quotidiens et analyser vos besoins.
Objectif : Vous proposer une solution adaptée.

Suivi de projet

Nous définissons un cahier des charges avec des étapes pour un suivi rigoureux et garantir le bon déroulement du projet.

Configuration sur-mesure

Nous personnalisons tous les paramètres de votre solution et ajustons chaque détail pour que votre outil corresponde à votre quotidien.

Support

Notre équipe est toujours à vos côtés. Vous pouvez compter sur un support réactif, efficace que ce soit par téléphone, email ou via notre système de tickets.

Parlons-en

Des questions fréquentes

Qu’est-ce qu’une solution de gestion des notes de frais ?

C’est un outil numérique qui simplifie l’ensemble du processus de gestion des dépenses professionnelles : de la saisie par le collaborateur, à la validation par le manager, jusqu’à l’intégration dans la comptabilité. Elle permet de collecter les justificatifs en ligne, d’automatiser les circuits de validation, d’appliquer les règles internes de l’entreprise et de suivre les remboursements en temps réel.

Quels sont les avantages à dématérialiser la gestion des notes de frais ?

Dématérialiser, c’est réduire les erreurs, le temps perdu et les coûts liés à la gestion manuelle. Fini les justificatifs oubliés, les tableaux Excel complexes ou les validations qui traînent. Vous gagnez en efficacité à tous les niveaux :

Les collaborateurs déclarent leurs frais en quelques clics, depuis leur mobile ou leur ordinateur.
Les managers valident en un instant via des alertes automatiques.
La comptabilité récupère des données claires, centralisées et prêtes à être traitées.

Résultat : une meilleure visibilité sur les dépenses, des remboursements accélérés et une vraie satisfaction côté équipes.

Est-il possible de tester gratuitement la solution Notes de frais infomeo ?

Oui, nous proposons un essai gratuit pour vous permettre de découvrir les fonctionnalités clés d’Infomeo. Vous pouvez ainsi découvrir concrètement comment la solution s’intègre à vos usages et à votre organisation. Il suffit de remplir ce formulaire pour qu'on vous mette à disposition un accès.

Comment configurer nos workflows de validation et notre politique de dépenses ?

Infomeo vous accompagne pas à pas pour adapter la solution à votre organisation. Nos équipes vous aident à définir des circuits de validation simples, efficaces et sur-mesure : qui valide quoi, à quel niveau, selon quel montant ou type de dépense.
Vous pouvez aussi configurer vos propres règles internes : plafonds par type de frais, limites mensuelles par collaborateur, justificatifs obligatoires, etc.
Tout se fait depuis une interface unique, sans complexité technique. L'objectif est de refléter vos processus internes, pas de les bousculer. Vous gardez la maîtrise, nous vous aidons à gagner en rigueur sans perdre en simplicité.

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