La facture pro-forma fait partie des documents commerciaux que l’on croise régulièrement en entreprise, sans toujours bien en comprendre le rôle.
Est-ce une facture officielle ? A-t-elle une valeur comptable ? Quand faut-il l’utiliser ?

Elle intervient généralement dans les phases de négociation, de validation budgétaire ou lors de transactions spécifiques, notamment à l’international. Bien qu’elle ne constitue pas un document comptable, elle permet de clarifier les conditions d’une future transaction et de sécuriser les échanges entre les parties.

Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est une facture pro-forma, à quoi elle sert concrètement et comment l’utiliser efficacement dans votre gestion commerciale.

Qu’est-ce qu’une Facture pro-forma ?

La facture pro-forma fait partie des documents commerciaux que l’on croise régulièrement en entreprise, sans toujours bien en comprendre le rôle.
Est-ce une facture officielle ? A-t-elle une valeur comptable ? Quand faut-il l’utiliser ?

Elle intervient généralement dans les phases de négociation, de validation budgétaire ou lors de transactions spécifiques, notamment à l’international. Bien qu’elle ne constitue pas un document comptable, elle permet de clarifier les conditions d’une future transaction et de sécuriser les échanges entre les parties.

Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est une facture pro-forma, à quoi elle sert concrètement et comment l’utiliser efficacement dans votre gestion commerciale.

Facture pro-forma / vs devis / vs facture définitive : quelles différences ? 

Pour comprendre l’intérêt réel d’une pro-forma, il faut se placer dans le bon contexte :

• Le devis donne une estimation et peut être modifié ou négocié.
  
  

• La facture pro-forma formalise l’offre avec plus de détails, souvent à des fins administratives ou de validation externe.
  
  

• La facture définitive est le document comptable légal qui donne droit au paiement.
  
  

👉 En pratique, une pro-forma peut être considérée comme une version enrichie du devis : elle détaille suffisamment les éléments pour servir de base contractuelle, sans produire d’effets comptables.

À quoi sert une facture pro-forma ? 

La facture pro-forma est un outil polyvalent qui répond à plusieurs besoins concrets :

1. Clarifier une offre avant engagement

Lors de négociations commerciales, une pro-forma présente :

• les produits ou services,
  
  

• les quantités,
  
  

• les prix unitaires,
  
  

• les conditions de livraison,
  
  

• les conditions de paiement,
  
  

L’objectif : faciliter la validation interne du client avant signature.

2. Obtenir une validation budgétaire

Certaines entreprises ou administrations exigent une preuve de coût estimé avant de débloquer un budget ou un financement.

La pro-forma devient alors une pièce justificative utile pour :

• des demandes de financement,
  
  

• des validations de budget,
  
  

• des attestations auprès de partenaires.
  
  

3. Servir dans les formalités internationales

Pour les opérations transfrontalières, les douanes demandent souvent une estimation de valeur des marchandises avant entrée sur le territoire.

Dans ce cas, la facture pro-forma :

• sert de référence pour calculer les droits de douane,
  
  

• facilite les échanges avec les autorités,
  
  

• et évite les erreurs de déclaration.
  
  

4. Préparer une commande ou un pré-paiement

Même si elle ne constitue pas une facture comptable, une pro-forma peut être utilisée pour :

• obtenir un acompte,
  
  

• structurer un contrat,
  
  

• aligner les conditions avant l’émission de la facture définitive.
  
  

Quelles sont les informations légales d'une facture pro-forma ?  

Une pro-forma bien rédigée doit être claire, complète et éviter toute ambiguïté.

Elle inclut généralement :

✔️ Le titre explicite “Facture proforma”
✔️ Le nom, adresse et identité fiscale (SIRET / TVA) du vendeur
✔️ Les mêmes informations pour l’acheteur
✔️ La date d’émission de la proforma
✔️ La description détaillée des biens ou services
✔️ Les quantités et prix unitaires
✔️ Le total HT, TTC et taux de TVA
✔️ Les conditions de paiement et de livraison
✔️ Une mention précisant qu’il ne s’agit pas d’une facture comptable

À noter : à la différence d’une facture définitive, une pro-forma n’a pas de numéro de facture nécessairement unique, mais il est recommandé d’adopter une numérotation cohérente pour votre organisation interne et votre historique. 

Comment générer une facture pro-forma efficacement ? 

Même si aucune obligation légale n’impose un format précis, utiliser un logiciel de facturation est de loin la meilleure solution.
Cela vous permet de :

• préremplir automatiquement les données clients,
  
  

• éviter les erreurs de saisie,
  
  

• transformer facilement une pro-forma en facture officielle,
  

• conserver une traçabilité propre dans vos documents commerciaux.

Comment ça fonctionne sur infomeo ? 

Infomeo vous permet de générer des factures pro-forma directement depuis votre interface, en quelques clics :

Étape 1 : Activer la fonctionnalité Facture Proforma 

Cliquez sur → Module Facturation → Paramètres → Configuration de la facture 

Accédez au bloc : “Gestion des factures proforma” :

Cliquez sur la molette pour activer la fonctionnalité : elle passe du gris au bleu lorsqu’elle est activée.

Vous pouvez ensuite activer ou non la numérotation des factures proforma.

👉 Nous vous conseillons de l’activer afin de bénéficier d’un suivi plus simple et plus lisible de vos documents.

Attention : pensez à sauvegarder en bas de la page pour conserver votre configuration. 

Étape 2 : Générer une Facture Proforma 

Cliquez sur → Module Facturation → Factures à émettre

Pour chaque facture à émettre vous pouvez générer une facture proforma : Cliquez sur le bouton d’action à droite (avec les 3 points verticaux) de la facture à émettre : 

1. Facture Proforma 

2. Créer une Facture Proforma

3. Renseignez la date : valider 

4. Voir / Exporter / Envoyer à votre contact
   
   

C’est simple, structuré et conforme aux bonnes pratiques commerciales et administratives.

Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter ou à essayer la fonctionnalité depuis votre plateforme !