La surcharge informationnelle, c'est quoi au juste ? 

Ce phénomène, aussi appelé infobésité, fait référence à une véritable overdose d'informations. 

Avec l'essor de la digitalisation, amplifié par la crise de la Covid-19, l'infobésité s'est infiltrée dans tous les aspects de notre quotidien professionnel. 

E-mails incessants, multiplications des outils, notifications omniprésentes, réunions en cascade : ce flot d'informations, censé faciliter nos tâches, peut rapidement devenir un obstacle. Il est donc important d'apprendre à limiter et gérer ce trop-plein d'informations pour préserver un équilibre au travail.

Pourquoi limiter la surcharge informationnelle ?  

À première vue, disposer de plus d'informations semble un avantage : cela permettra d'être mieux informé, plus réactif et plus performant.
Mais en réalité, un excès d’informations peut avoir l’effet inverse. Plus il y a d'informations, moins nous sommes efficaces.

Chaque flux d'information capte une part de notre attention, il est facile de perdre le contrôle. Avez-vous déjà ressenti une perte de concentration, une fatigue mentale, ou une montée de stress face à une avalanche de données et de sollicitations ? Si oui, c'est le signe d'une surcharge informationnelle.

Loin d'apporter plus de clarté, ce flot incessant d'informations a des conséquences négatives tant pour les entreprises que pour les collaborateurs : 

• Une fatigue cognitive pouvant aller jusqu’au burn-out 

• Une baisse de la productivité 

• Un désengagement 

• Des décisions ralenties 

• et tellement plus

Limiter cette surcharge, c'est reprendre le contrôle de notre temps et de notre énergie.

Les causes de l'infobésité au travail :

Pour apprendre à limiter la surcharge informationnelle, il est essentiel d'en comprendre les causes. Au cœur de ce phénomène, plusieurs facteurs se combinent : 

• La multiplication des outils : Avec la crise Covid, les outils collaboratifs ont explosé donnant une porte d’entrée à l’infobésité. Les collaborateurs basculent en moyenne 25 fois par jour entre 10 applications¹. Ces outils sont rarement connectés entre eux, contraignant les salariés à passer d'une interface à l'autre, ce qui entraîne une perte de temps et de concentration considérable.
  
  

• Prolifération des sources d'information : La multiplication des canaux d'information (e-mail, réseaux sociaux, médias en ligne, newsletters, notifications d'applications, etc.) expose constamment les individus à un flot de données toujours plus importantes année après année.
  
  

• Les notifications incessantes : Elles incitent à consulter constamment les notifications, les emails, les messages instantanés, même lorsqu'ils ne sont pas essentiels. L’interruption et la fragmentation des tâches peuvent entraîner jusqu’à 1 h 30 de “reconcentration”² quotidienne, ce qui constitue un frein important à l'efficacité.
  
  

• Les réunions trop fréquentes : Bien que ces rencontres, qu'elles soient physiques ou virtuelles, visent à favoriser la communication et la collaboration, leur répétition excessive crée une nouvelle surcharge pour les collaborateurs. Les cadres et professions intellectuelles sont d’autant plus concernés que les autres avec 3 heures 25 passées en réunion en moyenne chaque semaine.²  
  
  

• Le manque de formation à la hiérarchisation de l’information : Trop souvent, les collaborateurs ne sont pas équipés pour gérer efficacement les volumes d'informations qu'ils reçoivent. Ils manquent de stratégies pour trier, organiser et filtrer les données, ce qui accentue leur sensation d'être débordés.

Ces facteurs réunis engendrent un environnement où l'information devient difficile à gérer, ce qui entraîne une détérioration de la qualité du travail. 

Quelles actions mettre en place pour limiter la surcharge informationnelle en entreprise ?  

Il existe quelques bonnes pratiques à adopter pour mieux gérer l'infobésité et en tirer parti :

1. Limiter le nombre d'outils : Centralisez toutes vos informations importantes sur une plateforme unique comme Infomeo. Chaque donnée récoltée est centralisée au bon endroit pour soutenir l’ensemble de l’entreprise de manière fluide et réduire des saisies manuelles inutiles.
   
   

2. Mettre en place une gestion rigoureuse des e-mails : 

• Limitez les vérifications de votre boîte mail à des moments précis de la journée.

• Classez vos emails par priorité et supprimez ou archivez ceux qui ne sont pas directement utiles.

• Encouragez des pratiques collectives, comme l'envoi d'emails synthétiques et la réduction des destinataires en copie.
  
  

3. Rationaliser les réunions : Limitez la durée et fixez des ordres du jour clairs pour rester efficaces et avoir un œil sur l’objectif.
   
   

4. Charte de l’information : Simplifiez la communication au sein de l’entreprise en définissant clairement une charte qui précise pour chaque canal : le type d’informations partagées, le ton utilisé, les horaires, le délai de réponse attendu, le caractère synchrone ou non des échanges.
   Cela permet d’éviter la confusion et de garder chaque information à sa place.
   
   

5. Fixer des règles internes : Évitez la surcharge d'informations en définissant des règles simples. Par exemple : mettez en place un délai de prévenance pour planifier les réunions, fixez des créneaux précis pour les réunions, et bloquez des plages horaires dans vos agendas pour des moments de concentration pure. Cela permet de limiter les interruptions et de maximiser les périodes de productivité.
   
   

6. Former et sensibiliser les équipes : Assurez-vous que vos collaborateurs comprennent l’importance de gérer efficacement l’information. Formez-les sur la gestion du temps, l’utilisation des outils collaboratifs, et l’importance de prioriser l’essentiel.
   
   

La surcharge d’information, si elle n’est pas maîtrisée, peut avoir des répercussions négatives pour les entreprises et les collaborateurs. Cependant, si elle est bien gérée, elle peut devenir un levier pour améliorer l’environnement de travail et la productivité des équipes. 

Une solution de gestion d’entreprise pour Centraliser, Organiser et Optimiser l’Information. 

Notre solution de gestion d’entreprise Infomeo a été conçue pour aider les entreprises et les collaborateurs à gérer efficacement l’information. Elle centralise toutes les données essentielles (facturation, finances, CRM, ressources humaines, relation client, etc.) au même endroit, facilitant l’accès, la hiérarchisation et la collaboration. Fini la dispersion des données : tout est accessible en un clic, à jour et bien structuré.

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Sources :

¹ Étude : L’anatomie du travail par Asana - 2023

² Enquête « Fatigue informationnelle au travail : une nouvelle forme de pénibilité », L’ObSoCo, Fondation Jean-Jaurès, Arte - décembre 2024