La signature électronique est devenue un outil incontournable pour optimiser la gestion administrative et commerciale des entreprises. Rapide, sécurisée et juridiquement valide, elle permet de fluidifier les processus et de gagner un temps précieux.

Chez Infomeo, nous avons intégré cette fonctionnalité à notre plateforme avec Yousign pour vous accompagner dans la simplification de vos processus, tout en renforçant la conformité et la sécurité de vos documents. 

Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi adopter la signature électronique et comment elle peut transformer votre manière de travailler.

Pourquoi passer à la signature électronique ?

1- Une reconnaissance juridique incontestable

Contrairement à une signature manuscrite scannée, la signature électronique permet d'authentifier le signataire et de garantir son consentement, assurant ainsi une reconnaissance légale conforme aux réglementations en vigueur (eIDAS).

Chaque signature électronique est accompagnée d’un certificat d’authentification qui garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document. Ainsi, en cas de litige, la validité de la signature peut être prouvée devant un tribunal.

2- Une solution compatible avec tous types de documents

Que ce soit pour des contrats, devis, factures, accords internes, attestations ou tout autre document professionnel, la signature électronique simplifie et accélère la gestion documentaire.

• Contrats clients et fournisseurs : accélérez les transactions et évitez les retards dus aux signatures manuscrites.

• Factures et bons de commande : validez et archivez vos documents en toute sécurité.

• Documents RH : gérez contrats de travail, avenants et accords d'entreprise sans contrainte papier.
  
  

3- Gain de productivité et de temps

L'un des plus grands avantages de la signature électronique est la simplification des tâches administratives quotidiennes. Vous n'avez plus besoin d'imprimer des documents ou de faire des envois par courrier. La gestion des signatures devient instantanée, et vous gagnez du temps sur des tâches redondantes.

Quelques chiffres à retenir sur les bénéfices de la signature électronique : 

• 43 % des utilisateurs ressentent un soulagement des tâches administratives. 

• 75 % des documents sont signés en moins d’une heure.

• 3 minutes seulement pour créer et envoyer une demande de signature.  

• 75 % des utilisateurs estiment gagner 3 heures par semaine avec la signature électronique. 

Source : Étude Yousign et IPSOS Digital, février 2024 / février 2025

4- Réduction des coûts

La signature électronique permet une réduction directe et importante des coûts liés à la gestion papier. Grâce à la dématérialisation, vous réalisez des économies sur plusieurs aspects : 

• Réduction des coûts postaux.

• Moins d’impressions, de papier, d’encre, et moins d’espace nécessaire pour le stockage physique des documents.

• Diminution du temps administratif : moins d’intervention humaine, ce qui permet à vos équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

L’adoption de la signature électronique : pour qui ?

Contrairement aux idées reçues, la signature électronique n’est pas réservée aux grandes entreprises. Toutes les structures peuvent en tirer profit pour optimiser leurs processus commerciaux, administratifs et RH.

Les TPE et PME peuvent l'utiliser pour simplifier la gestion de leurs contrats, réduire les coûts administratifs et gagner du temps. Les indépendants et entrepreneurs bénéficient d'un moyen rapide et sécurisé pour finaliser leurs transactions sans paperasse.

Les grandes entreprises et organisations multinationales l’adoptent pour automatiser leurs processus, assurer la conformité et sécuriser les échanges à grande échelle. 

Les avantages concrets pour vos processus internes ?

Du côté des ressources humaines : 

✅ Contrats de travail signés en quelques clics : plus besoin d'attendre l'arrivée d'un collaborateur ou de gérer des envois postaux. Tout est dématérialisé et validé instantanément.

✅ Gestion simplifiée des avenants et accords internes : toutes les modifications contractuelles sont tracées et archivées de manière sécurisée.

✅ Expérience salarié améliorée : offrez à vos collaborateurs une expérience moderne et fluide, sans lourdeur administrative.

✅ Conformité et archivage simplifiés : tous vos documents signés sont centralisés en ligne, accessibles en un clic.

Du côté de la gestion commerciale : 

✅ Accélération du cycle de vente : envoyez vos devis et contrats commerciaux, obtenez une signature immédiate et finalisez vos ventes plus rapidement.

✅ Conformité et sécurité garanties : chaque document signé électroniquement est infalsifiable et juridiquement valide.

✅ Réduction du temps administratif : plus besoin d’imprimer, scanner ou envoyer par courrier vos documents. Tout se fait en ligne en quelques secondes.

✅ Meilleure expérience client : simplifiez le parcours de signature et renforcez la satisfaction de vos clients.

Adopter la signature électronique, c’est moderniser ses méthodes de gestion de manière simple et efficace. 

Avec Infomeo, notre solution française de gestion d’entreprise, toutes les facettes de votre activité sont centralisées pour simplifier votre gestion au quotidien. La dématérialisation des processus, comme la signature électronique, fait partie de notre objectif constant : vous offrir une plateforme qui facilite et optimise la gestion de votre entreprise.