La facturation électronique devient une obligation incontournable pour les entreprises françaises. Bien que l’objectif de cette transition vise à mieux lutter contre la fraude à la TVA en modernisant le processus de collecte, elle apporte de nombreux avantages pour les entreprises :
Gain de temps : La dématérialisation permet de générer une facture en quelques clics et de simplifier les démarches administratives.
Réduction des coûts : Pour les entreprises qui réalisent encore l’envoi des factures par voie postale, c'est l’occasion de faire une belle économie (Selon les données du ministère de l’Économie et des Finances, le coût de traitement d’une facture papier varie entre 5 et 20 €).
La Réduction des délais de paiement : La facturation papier est l’une des 1ère cause des retards de paiement mais aussi l’envoi numérique au mauvais interlocuteur entraîne la perte de documents, une mauvaise traçabilité et un traitement plus long. Avec la facture électronique on adresse le bon document à la bonne personne et en temps réel. Tout est réuni pour fluidifier les process et raccourcir les délais de paiement pour une meilleure maîtrise de la trésorerie.
Infomeo vous guide pour bien vous préparer : des dates clés à retenir et des étapes pour assurer votre mise en conformité.
Rappel - Qu’est-ce que la facturation électronique ?
Une facture électronique est une facture qui a été émise, envoyée et reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement automatique et électronique.
Attention, la numérisation d’une facture papier ne la transforme pas en facture électronique.
Contrairement aux factures papier traditionnelles ou numérisées (PDF / JPEG), les factures électroniques doivent être générées dans un format conforme et transmises via des systèmes informatiques, facilitant ainsi leur traitement automatique et leur intégration dans les systèmes comptables.
Les formats acceptés :
Factur-X
CII (Cross-Industry Invoice)
UBL (Universal Business Language)
A noter : 4 nouvelles mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures
le numéro SIREN de l’assujetti et de son client
l’adresse de livraison (si différente de celle du client)
la nature des opérations (livraison de biens/prestation de services)
le paiement de la TVA d'après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.
Qui est concerné ?
L’obligation de facturation électronique concerne l’ensemble des entreprises qui :
sont assujetties à la TVA
ont une clientèle de professionnels (BtoB)
réalisent des opérations en France
L’obligation de e-reporting, quant à elle, s’applique aux entreprises qui :
sont assujetties à la TVA.
ont une clientèle de particuliers (BtoC)
et/ou réalisent des opérations à l’étranger.
Dates clés à retenir
Initialement prévue au 1er juillet 2024, l'obligation pour les entreprises établies en France s'appliquera progressivement à partir du 1er septembre 2026.
A partir du 1er septembre 2026 :
- Début de l’obligation de réception pour toutes les entreprises.
- Début de l’obligation d’émission pour les grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire.
A partir du 1er septembre 2027 :
- Début de l’obligation d’émission pour toutes les entreprises TPE, PME et microentreprises.
Et au quotidien la facturation électronique ça donne quoi ?
Etape 1 : Votre entreprise génère une facture avec toutes les mentions légales dans un format électronique aux normes (Factur X, CII, UBL).
Etape 2 : Attention, vous ne pourrez plus envoyer la facture à votre client directement.
Vous devrez ensuite transmettre votre facture via une plateforme de dématérialisation (PPF, une PDP ou un OD).
Rappel des plateformes :
PPF : Portail public de facturation - Outil mis en place par le gouvernement.
PDP : Plateforme de dématérialisation privée et partenaire de l’administration fiscale (connectée au PPF pour synchroniser les données et les échanges).
OD : Opérateur de dématérialisation - service privé qui sert d’intermédiaire avec le PPF ou une PDF.
Etape 3 : La plateforme de dématérialisation (PPF / PDP) contrôle la conformité de la facture et procède à la transmission auprès de votre client.
Etape 4 : Le client reçoit une notification (via sa plateforme) lui indiquant qu’il a reçu une facture. Il peut la télécharger et procéder au règlement.
Étapes pour se mettre en conformité
1- Faire un état des lieux de l’existant :
Pour commencer, il convient d’analyser comment votre facturation est à ce jour traitée dans votre entreprise. Faites un état des lieux de votre organisation :
Quels sont vos outils / logiciels actuels sur ce sujet ? Vérifiez quels formats de factures sont gérés.
Faites un point sur l'organisation de vos procédures et flux factures.
Mettez à jour votre base de données clients et fournisseurs avec les 4 nouvelles mentions obligatoires à faire figurer sur votre facture. Si vous ne disposez pas de ces informations ou si elles sont erronées votre facture sera bloquée par la plateforme de dématérialisation et vos délais de paiement seront allongés.
2 - Définissez vos objectifs :
Rédigez un cahier des charges pour orienter votre projet.
Souhaitez-vous vous limiter au strict respect de l’obligation ou avez-vous l’envie de saisir l’opportunité de cette mise en conformité pour transformer d’autres processus au sein de votre entreprises ( gestion commerciale, achat, RH, etc).
3- Mettez à jour vos systèmes et procédures :
Assurez-vous que la solution de gestion utilisée ou sélectionnée sera bien en conformité avec les processus demandés.
Vérifiez que la solution de facturation électronique s'intègre bien avec vos systèmes existants (ERP, CRM, etc.).
4- Transition progressive :
Commencez à émettre des factures électroniques dès que possible pour s’habituer aux nouvelles procédures. Utilisez la période de transition pour identifier et résoudre les éventuels problèmes techniques.
Formez vos collaborateurs à l'utilisation de la nouvelle solution et aux respects des procédures.
La transition vers la facturation électronique est une étape cruciale. Préparez-vous dès maintenant pour une mise en conformité réussie !
Infomeo propose une solution clé en main conforme à l’arrivée de la facturation électronique obligatoire pour les entreprises. À partir de l’interface, générez facilement des factures au format unique PDF/XML (Factur-X) et conformes avec la réglementation.
La solution Infomeo s’articule également autour d’un écosystème complet pour mener efficacement toutes les facettes de votre gestion d’entreprise : comptabilité, gestion commerciale, outils collaboratifs, tableaux de bord etc.
Vous souhaitez des renseignements complémentaires sur la mise en conformité et faire évoluer vos process. Nos experts peuvent vous accompagner dans cette étape importante, n’hésitez pas à les contacter.
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