Focus Factures : Tout savoir sur vos obligations

La facturation est une étape essentielle de toute activité commerciale. Plus qu'un simple document attestant d'une vente ou d'une prestation, elle engage juridiquement le vendeur et l'acheteur. 

Mais quelles sont vos obligations en matière de facturation ? Quelles informations doivent impérativement y figurer ? Et quelles différences entre une facture destinée à un professionnel et celle remise à un particulier ? Infomeo fait le point pour vous éclairer.

Quest-ce qu'une facture ?  

À première vue, disposer de plus d'informations semble un avantage : cela permettra d'être mieux informé, plus réactif et plus performant.

Une facture est un document qui prouve une transaction entre un vendeur et un acheteur. Elle donne des détails des prestations ou des marchandises fournies, leur prix, les conditions de paiement. 

Au-delà du caractère informatif, la facture joue plusieurs rôles :  

• Fonction commerciale : justificatif de transaction pour l'acheteur et le vendeur.

• Fonction fiscale : base de calcul pour la TVA et au contrôle de l’impôt. 

• Fonction comptable : justificatif comptable indispensable nécessaire pour l’établissement des comptes annuels d’une entreprise. 

• Fonction juridique : elle prouve une prestation et permet d’exiger le paiement des sommes dues. 

Les différents types de factures

Selon le contexte de la transaction, plusieurs types de factures existent, découvrez les plus répandues :

• Facture classique : la plus courante, elle formalise une vente de marchandise ou une prestation de services.
  
  

• Facture d'acompte : elle est émise lorsqu'un acompte (une partie du montant) est versé avant la livraison d'un produit ou la réalisation d'un service. Ce type de facture est particulièrement utile pour financer l'achat de matières premières ou couvrir les coûts liés à la mobilisation de ressources humaines dans le cadre d'une prestation de services.
  
  

• Facture proforma : Une facture provisoire servant d'estimation avant validation de la commande. Elle est souvent employée pour déclarer la valeur des marchandises lors de transactions internationales, notamment pour les formalités douanières.
  La facture proforma n’est pas un document comptable officiel, n’a aucune valeur fiscale et sa numérotation diffère de celle des factures définitives.
  
  

• Facture rectificative : elle peut être utilisée dans le cas où la facture a déjà été émise mais qu’elle n’a pas encore été réglée par le client. En effet, après paiement ce sera une facture d’avoir qu’il faudra émettre.
  La facture rectificative permet de corriger une erreur de syntaxe, des montants ou des informations manquantes.
  
  

• Facture d'avoir : utilisée pour corriger une facture initiale (déjà réglée) lorsqu’il est nécessaire de réduire le montant. Elle intervient généralement dans les cas suivants : retour de marchandises ou annulation de prestation, erreur de facturation et remise supplémentaire. 

La facture est-elle obligatoire ?

La facturation est obligatoire dans plusieurs cas, notamment pour les transactions entre professionnels. 

Pour les ventes entre professionnels (B2B) :
Toute vente de biens ou prestations de services entre entreprises doit obligatoirement faire l'objet d'une facture. Elle est habituellement délivrée lors de la livraison de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de services. 

Pour les ventes d’une entreprise à un particulier (B2C) :
Dans le cadre des ventes à des particuliers, la remise d’une facture n’est pas toujours obligatoire. Elle devient une obligation dans certains cas : 

Pour les ventes de marchandises : 

• Si le client en fait la demande.  

• Vente à distance (e-commerce, par téléphone ou en téléachat).

Pour les prestations de services : 

• Si le client en fait la demande. 

• Pour toute prestation de services supérieure à 25 € TTC

Pour des secteurs spécifiques : les travaux immobiliers, l’hôtellerie, les auto-écoles, les garages et réparations automobiles, les entreprises de déménagement.

Les mentions obligatoires sur une facture 

Pour être valide, une facture doit contenir plusieurs mentions obligatoires : 

✅ La forme de la facture 

• Être rédigée en langue française : il est possible de rédiger les factures en anglais mais en cas de contrôle, l’administration peut exiger une traduction. 

• Être établie en deux exemplaires, dont l’original pour le client.

✅ Informations sur le vendeur ou le prestataire de services

• Dénomination sociale. 

• Adresse complète : adresse du siège social et l’adresse de facturation si différente. 

• Le numéro de SIREN.

• La forme juridique. 

• Le capital social. 

• Le numéro RCS et la ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants) ou le numéro au répertoire des métiers et le département d’immatriculation (pour les artisans). 

• Numéro de TVA intracommunautaire (seulement si ce dernier est redevable de la TVA), seulement obligatoire pour les factures dont le montant hors taxes est inférieur ou égal à 150 euros. 

✅ Informations sur l'acheteur ou le client

• Dénomination sociale ou nom pour un particulier. 

• Adresse complète. 

• Numéro de TVA intracommunautaire (seulement si ce dernier est redevable de la TVA), seulement obligatoire pour les factures dont le montant hors taxes est inférieur ou égal à 150 euros. 

✅ Informations sur la transaction

• Numéro unique de facture. 

• Date d'émission. 

• Date de la vente ou de la prestation de services. 

• Numéro du bon de commande : obligatoire s’il a été préalablement établi. 

• Description détaillée des biens ou services : la nature, marque et référence des produits doivent être mentionnés, ainsi que les matériaux fournis et la main d'œuvre pour les prestations.

• Quantité et prix unitaire HT.

• Montant total HT et TTC.

• Taux et montant de la TVA (si applicable).

• Remises ou majorations éventuelles. 

• La garantie légale de conformité de deux ans à destination des particuliers : pour les catégories de biens déterminés par le décret n°2021-609 du 18 mai 2021 - à consulter ici
  
  

✅ Conditions de paiement

• Date de paiement ou le délai de paiement. 

• Les conditions d’escomptes en cas de paiement anticipé (si cela est pratiqué par le vendeur).

• Pénalités en cas de retard de paiement ou de non-paiement. 

• Mention de l'indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement. 

• Modalités de paiement acceptées (virement, chèque, carte bancaire, etc.).
  
  

✅ Mentions particulières 

D'autres mentions doivent être inscrites sur la facture selon certains cas, parmi lesquels :

• Les artisans du bâtiment soumis à l’obligation d'assurance professionnelle décennale : les références de son contrat, les coordonnées de l'assureur et du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie. 

• La qualité de membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée. 

• Le vendeur a un régime de franchise de TVA : ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du code général des impôts ».

• Etc. 

✅ De nouvelles mentions obligatoires à venir 

Quatre nouvelles mentions obligatoires seront bientôt requises sur les factures : 

• Le numéro SIREN ou SIRET de l’acheteur client.

• L’adresse de livraison des produits lorsqu’elle est différente de l’adresse de facturation du client.

• La mention de la catégorie de l'opération faisant l'objet de la facture (vente, prestation de services ou à la fois une vente et une prestation distincte). 

• La mention relative à l'option de paiement de la TVA sur les débits le cas échéant. 

Quand cela sera-t-il appliqué ? Initialement prévu pour le 1er juillet 2024, en même temps que l'obligation pour les entreprises d'émettre et de recevoir des factures électroniques, le calendrier a été repoussé à 2026 (voir notre article sur la facturation électronique : dates clés). Ces nouvelles mentions entreront en vigueur à cette même date.

Néanmoins, vous pouvez dès à présent intégrer ces nouvelles mentions à vos factures pour être conforme aux futures obligations. 

Les sanctions au manquement à l'obligation de facturation

Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions administratives et fiscales importantes : 

En cas d’absence de facturation

• Cela peut entraîner une amende administrative pouvant aller 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale.

• En cas de récidive dans les 2 ans : l'amende peut atteindre 150 000 € pour une personne physique et 750 000 € pour une personne morale. 
  
  Source : Article L441-9 du code de commerce - consultable ici