Le planning est un outil incontournable dans toute organisation. Cependant, sa gestion peut parfois s’avérer complexe, chronophage et source d'erreurs. 

En effet, gérer un planning, ce n’est pas simplement remplir des cases : c’est organiser la vie d’une équipe, assurer la continuité de l’activité, respecter les contraintes légales, optimiser des déplacements, tout en tenant compte des imprévus et des besoins de chacun.

Dans cet article, nous partageons avec vous 8 conseils pratiques et essentiels pour planifier efficacement, gagner du temps et offrir à vos équipes un planning organisé. Nous rappelons également l'importance de respecter les obligations légales pour assurer un environnement de travail productif et conforme aux droits de chacun.

📌 Nos 8 conseils clés pour optimiser la gestion de vos plannings : 

1- Centralisez tout dans un seul outil

Un planning bien géré commence par une centralisation de l’information. Fini les fichiers Excel envoyés par mail ou les plannings papier affichés au mur qui ne sont pas toujours mis à jour. En optant pour un outil unique, collaboratif et accessible à tous, vous évitez les erreurs de communication et les doublons. 

2- Mettez à jour en temps réel

Un planning obsolète perd toute son utilité. Les informations doivent être mises à jour dès qu’un changement intervient, qu’il s’agisse d’un remplacement, d’une modification d’horaires ou d’une absence imprévue. Avec un outil accessible en ligne, vous pouvez mettre à jour le planning en temps réel, ce qui permet de garder vos équipes informées instantanément. 

3- Donnez de la visibilité à vos équipes

Pour que le planning soit réellement utile, chaque membre de l’équipe doit pouvoir y accéder facilement depuis leur ordinateur ou leur téléphone mobile. L’accès simplifié à cette information améliore la communication interne, réduit les malentendus, prévient les erreurs de planning et permet à vos équipes de mieux s’organiser. En plus, cela renforce la transparence, ce qui engendre une meilleure collaboration et moins de confusion sur les horaires de travail.

Paramétrez les droits d’accès au planning selon votre politique interne : accès uniquement à son planning personnel, celui de son service, ou de toute l’entreprise. 

4- Automatisez ce qui peut l’être

Les jours fériés, les absences récurrentes, les horaires fixes… Tout ce qui peut être automatisé dans la gestion des plannings doit l’être. En automatisant ces aspects de la planification, vous gagnez un temps précieux et réduisez le risque d’erreurs humaines. Par exemple, vous avez des collaborateurs à temps partiel ? Il serait bénéfique pour votre gestion de pouvoir automatiser ces éléments afin d’ajuster vos plannings plus simplement. 

5- Adaptez-vous aux pics d’activité 

Chaque entreprise connaît des périodes de forte activité, que ce soit en fin de mois, pendant les soldes, pour les inventaires, etc. Ces pics d’activité nécessitent une gestion spéciale pour éviter la surcharge de travail sur certaines équipes. Pour bien gérer ces moments cruciaux, il est essentiel de prévoir des ajustements dans le planning. Vous pourrez ainsi optimiser la répartition des heures équitablement entre vos collaborateurs en fonction des besoins. 

6- Laissez une marge de flexibilité

Un planning trop rigide peut vite devenir source de frustration, surtout lorsque des imprévus surviennent. Et des imprévus, on en a toujours, c’est une partie inhérente à la vie professionnelle. Que ce soit une absence de dernière minute, une demande urgente, ou une modification d’horaire de dernière minute, il est crucial d’avoir la possibilité d’adapter le planning rapidement sans perturber toute l’organisation.
Pour cela, prévoyez des plages horaires de réserve pour pouvoir réagir efficacement. Cette flexibilité vous permet non seulement de faire face aux changements de manière sereine, mais aussi d’éviter les tensions dans les équipes, assurant ainsi une gestion plus fluide et une meilleure ambiance de travail.

7- Assurez une répartition équitable des heures

Un planning efficace nécessite un suivi constant de la répartition des heures et de la charge de travail, en particulier pour les jours fériés et les week-ends. Un déséquilibre dans la répartition peut entraîner du stress et de l'épuisement.
Assurez-vous que tous les collaborateurs bénéficient d’une charge de travail équitable pour maintenir un bon équilibre et garantir un environnement de travail harmonieux.

8- Intégrez les préférences de vos collaborateurs

Pour aller plus loin, il peut être bénéfique de recueillir les avis de vos collaborateurs. Un questionnaire de satisfaction, par exemple, vous permettra de mieux comprendre leurs préférences horaires, leurs attentes en matière de planning et leur ressenti par rapport à leur charge de travail.
Lorsque cela est possible, tenez compte de ces préférences. Chaque employé peut avoir des contraintes personnelles ou des créneaux horaires plus adaptés à son rythme.

Une équipe qui se sent écoutée et prise en compte dans l’organisation de son travail est souvent plus motivée, plus productive et moins susceptible de rencontrer des problèmes de stress ou d'absentéisme.

Et qu’en est-il des obligations légales en matière de planning : ce que l'employeur doit savoir

La gestion des plannings n’est pas seulement une question d'organisation interne, elle est également régie par des règles strictes que l’employeur doit respecter pour garantir le respect des droits des employés. Voici les principales obligations légales en matière de gestion des plannings :

Obligation d’affichage et de mise à disposition du planning

Outre l’affichage des horaires collectifs, l’employeur doit fournir à chaque salarié un planning de travail, détaillant les horaires individuels. Bien que la loi ne précise pas le format (affichage papier, fichier Excel, ou planning en ligne) ni la périodicité (hebdomadaire, mensuel, ou annuel), il est indispensable que le planning soit facilement accessible à tous les collaborateurs. 

Si ce dernier est affiché dans les locaux de l'entreprise, il doit être visible et mis à jour régulièrement. En revanche, pour les équipes qui travaillent à distance ou en horaires flexibles, la mise à disposition via des outils numériques est une solution recommandée. Le recours à des outils comme des plateformes collaboratives ou des applications mobiles peut grandement faciliter l’accès aux plannings et éviter les erreurs liées à la consultation manuelle.

En revanche, certains éléments doivent obligatoirement figurer : 

✔️ La période concernée par le planning. 

✔️ Les heures de début et de fin de travail.

✔️ Les jours et la durée des périodes de repos.

Délais de remise du planning

Selon le Code du travail, les délais varient en fonction des types de contrats et des secteurs d’activité. L’employeur doit néanmoins respecter un délai de prévenance convenable fixé à 7 jours par la loi sauf délai autre prévu par la convention collective de l’entreprise. 
Trouver et consulter ma convention collective : https://code.travail.gouv.fr/outils/convention-collective

Modification du planning : combien de temps à l’avance ?

Les changements de planning doivent également respecter un certain cadre légal. L’employeur peut, dans certains cas, modifier un planning déjà communiqué, mais il doit respecter un préavis raisonnable. Selon les circonstances et les conventions collectives applicables, un préavis de 3 à 7 jours est souvent requis pour notifier un changement. Toutefois, les modifications de dernière minute (par exemple, en cas d’urgence ou d’absence imprévue) peuvent être plus flexibles, mais ne doivent pas devenir une pratique habituelle. 
Voir l'article L3123-24 du Code du travail ici.

Le respect des droits des employés

Au-delà des délais et des modalités, l’employeur doit veiller à ce que la gestion des plannings respecte les droits des employés, notamment en matière de repos et de temps de travail. Les plannings doivent respecter les durées maximales de travail, les pauses et les périodes de repos, telles que définies par le Code du travail

En conclusion, la gestion des plannings peut parfois sembler être un véritable casse-tête, mais elle représente en réalité un levier puissant pour améliorer l’organisation et la productivité. Un planning bien conçu, conforme à la législation, permet de créer un environnement de travail équilibré et motivant. 

Le module Planning est arrivé chez Infomeo : 

Notre outil de Planning Infomeo vous permet de gérer quotidiennement les plannings de vos collaborateurs simplement. Grâce à notre outil, vous allez gagner un temps précieux en automatisant les tâches répétitives et chronophages.

Totalement interconnecté avec notre écosystème Infomeo, chaque donnée travaille de manière intelligente pour vous offrir une gestion fluide et optimisée. Vous n’aurez plus à jongler entre différents outils, tout est centralisé pour plus d’efficacité.

Vos collaborateurs bénéficieront d’un accès autonome à leur planning, qu’ils soient au bureau avec un accès PC ou en déplacement, grâce à l’application mobile disponible sur Android et iOS (prochainement disponible). L'interface est simple, intuitive, et permet à chacun de consulter et de suivre ses horaires en temps réel.

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